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員工

概述

透過「員工」功能,您可以輕鬆地管理整個系統的員工和帳號,例如:

  1. 新增帳號:這讓新進人員能夠迅速開始使用系統,無需等待繁瑣的設置過程。

  2. 停用已離職員工的帳號:這有助於保護資料免受未經授權的訪問,防止資料外洩。

  3. 管理電話系統:您可以靈活地分配號碼給不同部門的客服,確保通信順暢。

  4. 設定不同權限:根據需要,您可以設定不同的權限,例如管理者或客服,以控制員工的操作權限。

透過「員工」功能的完整管理,您可以更有效地組織公司系統的使用者和權力分配,使運作更加順暢並提高安全性。

檢視

員工管理列表中,您可以輕鬆瀏覽不同欄位,包括「姓名」、「員工編號」、「職稱」和「分機號碼」等,這樣您可以方便地查看所需的資訊。

此外,在列表右上方,有一個「新增」按鈕,讓您能夠創建新的員工資料。此外,每筆員工資料都有一個「編輯」按鈕,當您點擊它時,將轉到員工編輯頁面,這樣您可以輕鬆進行編輯或新增員工資料等操作。這樣的設計使員工管理變得更加方便且易於操作。

編輯、新增、刪除員工

進入主要編輯界面,「基本」頁籤將顯示員工基礎資訊,包含「登入帳號」、「姓名」等欄位。,欄位列表如下

系統資料

必填

欄位

內容

帳號啟用

如未啟用,此帳號將無法登入系統,通常用於離職員工、臨時帳號等。

員工編號

登入帳號

你的員工編號亦等同系統登入帳號。

權限角色

可根據你希望此帳號執行的工作內容,來決定授予的系統使用權限。

基本資料

必填

欄位

內容

姓

員工姓氏。

名

員工名字。

身分證字號

員工身分證字號。

電子信箱

員工電子信箱;適用於忘記密碼時,系統寄出認證信至該信箱進行驗證。

組織設定

分機號碼

指定員工之電話分機號碼。

組別

選擇您先前設定之「組別」進行分類,以利於快速辨識。

部門

選擇您先前設定之「部門」進行分類,以利於快速辨識。

職稱

選擇您先前設定之「職稱」進行分類,以利於快速辨識。

聯絡

進入主要編輯界面,「聯絡資料」頁籤將顯示構成員工聯絡資訊的欄位,欄位列表如下

必填

欄位

內容

電話

輸入員工電話號碼,至少 7 碼。

地址

記錄員工住家、地址等資訊。

啟用電話

您可以將「電話座席」指派給特定專員。但需要注意的是,一旦完成設定,專員必須重新整理頁面或重新登入才能使用電話功能。每個「電話座席」都需要额外加購,而同一時間只能分配給一位專員使用。

每一組「電話座席」對應「Talk Extension」進階付費功能,每組只能提供給一位專員同時使用

進階設定

最大服務數

此專員最多負責處理社群媒體管道交談數量,當達到您所設定的數量上限或將狀態設為「不需服務」時,將不再將新的客戶分派給該專員。這可以確保每位專員能夠有效地處理他們負責的客戶,並保持服務品質。

若您於此個別設定員工的「最大服務數」,數量上限將以此設定之個別員工為主。 企業設定中的「專員的負責客戶數」設定將被忽略。

電子信箱簽名檔 當新增撰寫信件時,簽名檔將附加於信件內容下方。

常見問題

無法刪除員工?

如果員工曾處理過服務紀錄或負責工單,為確保資料完整性,您無法刪除他們的帳戶。然而,您可以選擇將這位員工的帳戶設為「停用」,這樣可以方便識別哪些帳戶已經不再活躍,同時仍然保留了相關的紀錄。這種方式有助於確保資料紀錄的完整性,同時簡化管理過程。

服務狀態

透過狀態顯示,能讓團隊知道您能服務客戶以及是否有空。而 FIRST LINE 有幾種狀態可以分享自己的行蹤,讓主管及團隊成員了解。

調整狀態

通過上方導航列或服務台中的訊息圖示,您可以手動設定自己的狀態為「就緒」或「離開」。這樣的狀態設定可以讓其他人知道您目前的可用性。

這樣的狀態設定將影響您是否能接受訊息交談的分派,當您設定為「就緒」狀態時,系統會將訊息服務分派給您,因為表示您正處於可接受分派狀態並準備好提供服務。相反,當您設定為「離開」狀態時,系統將不會分派訊息服務給您,優先考慮將訊息分派給其他可用的專員。

這些功能有助於提高團隊的協作和溝通效率,讓成員能夠及時了解彼此的狀態,並根據需要進行相應的協調和互動。

狀態列表

名稱
內容

登出

當前專員未在線上。

就緒

表示專員已準備好接受並回覆訊息客戶。這表示專員處於可接應客戶的狀態,並隨時準備回應他們的需求。

離開

表示專員離開,無法立即接應客戶。這可能是因為專員需要暫停工作、休息或處理其他事務。在這種情況下,專員暫時不會接收訊息並無法立即回應。

即使您設定為「離開」狀態或登出,如果其他客服人員將服務重新指派給您,您仍然會收到來自其他專員的轉派訊息。

這是因為重新指派是一種主動行為,其他專員可以選擇將服務轉派給您,無論您的狀態如何。這能確保客戶的需求得到及時處理,即使某位專員暫時不可用或離開,其他專員仍然可以將服務分派給可用的專員。

這種彈性的指派功能有助於確保客戶的需求得到妥善處理,並確保服務的連續性。

特性

查看上線狀態

除了在儀表板上瀏覽專員的狀態之外,在內部聊天和員工選擇等功能中,您可以輕鬆看到專員的上線狀態。這樣的設計有助於團隊成員之間的溝通和協調。

透過專員大頭照旁的上線狀況圖示,您可以快速了解團隊中其他成員的可用性。這有助於您判斷其他成員是否可接受訊息或處理特定任務。您可以根據他們的狀態做出相應的決策,例如選擇與正在線上的成員進行協作或尋求協助。

登入將主動設定為上次登出前狀態

專員登入後,將會依據上次登出前狀態自動設定,如你在登出系統前的狀態為「離開」,下次登入時將主動設定為「離開」。

當所有專員皆為「非就緒」狀態時

若當整個系統環境中所有人員都切換至「非就緒」的狀態時,系統會停止分派機制,且先前若已分派至專員身上的「等待中」服務,不會被收回;直至有專員狀態改變為「就緒」來啟動分派機制。

更改或忘記密碼

設定或更改密碼

透過員工管理更改

若您擁有管理者權限,當需要更改自己或他人的密碼,您可以進入「員工管理」頁面,透過「編輯」選項來設定單一員工的密碼。這個功能可讓您輕鬆地管理員工的密碼設定。

透過個人設定更改

若您需要更改自己的密碼,您可以進入右上角的導航列,點擊大頭照中的選單,選擇「個人項目」。在該頁面上,您將能找到相關的選項,讓您輕鬆地進行密碼的更改作業。

忘記密碼

當員工忘記登入密碼時,可經由下列兩種方法進行修改:

  1. 若您忘記了密碼,請在登入畫面點選「忘記密碼?」按鈕。接著,請輸入您在員工系統中所設定的電子郵件地址,以進行密碼重置。您將會收到一封包含重設密碼連結的信件,請檢查您在員工系統中設定的郵箱,並點擊該連結以重新設定密碼。我們將會協助您完成密碼重置的步驟。

  2. 若您遺忘了密碼,您也可以聯繫具有「管理員(admin)」權限的人員,他們可以透過管理權限進入系統並協助您立即重設(修改)密碼。