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# 透過電子信箱發送

當需要將 FIRST LINE 中的工單資訊提供給客戶、合作單位或其他無法直接登入 FIRST LINE 的收件人時，可以直接從工單透過企業電子信箱寄送，不需要另外複製工單內容至其他郵件系統。

{% hint style="info" %}
使用此功能前，企業需要先在 FIRST LINE 中設定至少一組可用的電子信箱帳號。寄送時會由你選擇其中一組帳號作為寄件來源。
{% endhint %}

## 這項功能適合什麼情境

例如：

* 將案件資訊提供給客戶確認。
* 將工單內容轉寄給合作廠商或外部支援團隊。
* 將處理中的問題提供給其他無法登入 FIRST LINE 的人員。
* 將工單與相關附件透過 Email 留存或提供後續處理。

{% hint style="info" %}
「透過電子信箱發送」是將目前工單資訊透過 Email 分享出去，並不會把這張工單轉換成電子郵件對話，也不會改變原本工單的處理流程。
{% endhint %}

## 發送工單

進入單一工單後，點擊上方的「透過信件發送」即可開啟寄送視窗。

![](/files/-MNXcp-hLNesgchvmX27)

目前寄送視窗主要包含以下設定：

| 欄位        | 說明                                                |
| --------- | ------------------------------------------------- |
| 傳送至信箱     | **必填。** 指定工單要寄送到的電子郵件地址。                          |
| 以這個地址寄送信件 | **必填。** 選擇 FIRST LINE 中已設定的企業電子信箱帳號，系統會使用此帳號寄出郵件。 |
| 主旨        | 預設格式為 `#工單編號 - 工單標題`，寄送前仍可以自行修改。                  |
| 包含附件      | 決定是否將這張工單中的附件一併寄出。                                |
| 補充說明      | 可加入本次寄送需要的額外說明，最多 100 個字元。                        |

完成設定後，點擊「傳送信件」即可寄送。

## 主旨會自動帶入工單資訊

開啟寄送視窗時，FIRST LINE 會自動使用以下格式建立主旨：

`#工單編號 - 工單標題`

例如工單編號為 `1234`、標題為「設備無法正常啟動」，預設主旨會顯示：

`#1234 - 設備無法正常啟動`

這樣可以讓收件人快速辨識工單來源，也方便後續以工單編號回查 FIRST LINE 中的原始案件。

若有其他郵件命名規則，也可以在寄出前直接調整主旨。

## 是否包含工單附件

如果工單中有圖片、文件或其他附件，可以透過「包含附件」決定是否要一併寄送。

例如：

* 工單內有客戶提供的畫面截圖，需要提供外部廠商協助判斷。
* 工單包含檢測報告或其他處理文件，需要一起提供收件人。
* 工單附件含有不適合對外分享的內部資料，此時應關閉附件寄送。

{% hint style="warning" %}
寄送前請先確認工單內容與附件是否適合提供給目前的收件人。工單可能包含客戶資料、內部備註或其他敏感資訊，不應只因附件已存在於工單中就直接對外寄送。
{% endhint %}

## 補充說明

「補充說明」可以用來交代本次寄送目的，例如：

* 「請協助確認附件中的錯誤畫面。」
* 「以下為目前案件資訊，請協助於本週五前回覆。」
* 「此工單提供客戶確認目前處理進度。」

這段文字會隨本次工單通知信一起送出，因此適合放入只有這次寄送才需要的說明，而不是修改工單本身的正式內容。

## 寄送前建議確認

正式寄出前，建議確認：

1. **收件人是否正確**：避免將工單資訊寄給錯誤對象。
2. **寄件帳號是否符合情境**：若企業有多組信箱，選擇適合本次服務或品牌的帳號。
3. **主旨是否清楚**：保留工單編號通常有助於後續追蹤。
4. **附件是否需要對外提供**：特別注意客戶個資與內部文件。
5. **補充說明是否足夠**：讓收件人知道收到這封信後需要做什麼。

{% hint style="info" %}
從工單寄出的郵件會保留本次寄送與工單之間的關聯，方便系統記錄這次工單通知。它適合做為工單資訊的對外分享方式；若需要與客戶持續來回收發 Email，則應使用 FIRST LINE 的電子信箱管道處理正式郵件對話。
{% endhint %}